10 funciones de Google Calendar para aumentar la productividad

10 funciones de Google Calendar para aumentar la productividad

Imagen: Jane Kelly/Shutterstock

Si usted es un profesional de marketing o está involucrado en la industria como planner, probablemente sabe cuán importante es tener el trabajo bien organizado, para cumplir con los objetivos estratégicos. En otros tiempos donde el papel reinaba y no existía la conciencia ecológica de hoy, una agenda era un bien imprescindible para no perder ninguna cita, reunión, o entrega.

Gracias a la tecnología, tenemos a Google, y gracias a Google, la planificación de la rutina de trabajo ha alcanzado un alto nivel de optimización. Google Calendar es una de esas aplicaciones que que le permiten alcanzar un nivel de organización acorde con la velocidad de los tiempos modernos y ser más productivo.

Esta es una selección de diez funciones esenciales de Google Calendar, que serán de mucha utilidad en la jornada laboral de muchos gerentes de marketing, planners, y otros ejecutivos del mundo de los negocios:

1.       Personalizar el calendario

Con Google Calendar es posible personalizar muchos detalles como el idioma, horario local, día de inicio de semana, y muchos otros aspectos para que la herramienta se ajuste a sus necesidades.

2.       Notificaciones en el correo electrónico

Con la opción “Agenda diaria”, es posible configurar las notificaciones de la aplicación para recordar las reuniones más cercanas en un resumen que llega directo al correo electrónico. Esto se hace en la sección “Calendarios”, y luego en “Editar notificaciones”.

3.       Agregar festivos y otros días especiales

En un país como Colombia, esta función es de gran utilidad, debido al gran número de días festivos que deben ser tenidos en cuenta, sobre todo si se trabaja en un entorno internacional. Google Calendar permite crear calendarios adicionales para que la relación de los días festivos en otras latitudes no le quite eficiencia a su trabajo.

4.       El clima al alcance de su mano

Ni siquiera Google puede garantizarle un clima perfecto dentro y fuera de su oficina, tampoco la certeza de que todo tiempo el tiempo brillará el sol, pero el pronóstico que entrega en Google Calendar le dará una idea de cómo estarán las condiciones del clima en su ciudad cuando desee saberlo.

5.       Administre varios calendarios a la vez

Organizar un día entero requiere conciliar las ocupaciones laborales con los asuntos personales. Es de suponer que Google haya pensado en esto, por eso, tiene una opción para administrar varios calendarios simultáneamente para tener un mayor control sobre las actividades del día. Compartir los calendarios para optimizar el trabajo en grupo también es posible al acceder a la pestaña “Mis calendarios”.

6.       Organizar lista de tareas sin fecha definida

Si además de sus actividades programadas en el calendario, hay tareas que debe realizar pero no tienen una fecha en concreto, la lista de tareas es para usted. Sólo tiene que incluir esas actividades pendientes en la lista que se encuentra en “Tareas”, justo debajo de “Mis calendarios”.

7.       Encontrar eventos fácilmente

La casilla de búsqueda es uno de esos atajos que facilitan la vida, sobre todo cuando queremos buscar un evento específico entre una gran cantidad de días y meses. Esta opción permite filtrar por evento, asunto, invitados, etc.

8.       Agregar eventos del correo al calendario

Cada correo con una invitación a un evento será agregado automáticamente al calendario gracias al enlace entre Gmail y Google Calendar. Esta opción se puede habilitar desde “Eventos de Gmail”, en la configuración general del calendario.

9.       Usar múltiples horarios

Es muy común en la actualidad trabajar con gente de todo el mundo, lo cual significa que hay que adaptar los horarios para comunicarse en el tiempo correspondiente a la zona horaria. Para acceder a esta funcionalidad, sólo hay que entrar a la opción ‘Labs’ y activar ‘Husos horarios’.

10.   Integrar el calendario con otros productos de Google

Una de las ventajas de Google es la interconexión de todos sus productos. Por medio de los eventos de Google+, es posible enviar invitaciones a todos sus contactos para futuras reuniones; programar videollamadas con Google Hangouts, y agregar la ubicación del evento en Google Maps. Esto puede favorecer en gran medida la planificación de una agenda diaria, de acuerdo a necesidades muy específicas.

Fuentes:

Bebeyond

Tuexperto.com

HostDime

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